Bedienungsanleitung erstellen

Bei vielen Maschinen, Produkten und Anlagen sind Sie verpflichtet, eine Bedienungsanleitung (Englisch: information for use) mitzuliefern. Möchten Sie wissen, warum diese Verpflichtung besteht und ob dies auch für Ihr Produkt gilt? Möchten Sie außerdem erfahren, wie Sie eine Bedienungsanleitung erstellen können?

Zuerst ist festzuhalten, dass die Verpflichtung, eine Bedienungsanleitung in den Lieferumfang eines Produkts aufzunehmen, der Produktsicherheit dient. Europaweit werden Absprachen zur Produktsicherheit getroffen, um auf diese Weise die Sicherheit für alle Benutzer, die mit dem Produkt in Berührung kommen, zu gewährleisten. Hersteller werden verpflichtet, nur solche Produkte auf den Markt zu bringen, die der allgemeinen Sicherheitsanforderung entsprechen.


Ist eine Bedienungsanleitung Pflicht?

Ein Hersteller oder dessen Importeur (Importeure von Produkten, die von außerhalb der EU stammen, gelten im juristischen Sinne als Hersteller) hat für die Bereitstellung aller notwendigen produktbezogenen Informationen zu sorgen. Der Benutzer muss in der Lage sein, anhand dieser Informationen die mit dem Produkt verbundenen Risiken zu beurteilen. Mit einem Sendemast sind beispielsweise wesentlich höhere Risiken verbunden als mit einem Teddybär. Deshalb wurden die Absprachen zu Produkten in verschiedene Produktgruppen eingeteilt. Die Absprachen und Verpflichtungen sind und werden festgelegt in den harmonisierten Normen des New Approach Standardisation in the Internal Market. Alle Länder, die Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums sind (EWR: die Europäische Union plus Liechtenstein, Norwegen und Island), sind verpflichtet, diese Richtlinien in ihr jeweiliges nationales Recht umzusetzen. Die einzelnen EU-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, diese Richtlinien in ihre Gesetzgebung aufzunehmen. Beispiele für Produktgruppen, die dort zu finden sind, sind u. a. persönliche Schutzausrüstung, Fahrstühle, Sprengstoff, Kosmetik, Maschinen und Spielsachen. Für Produkte, die unter eine der Produktgruppen aus dem New Approach fallen, ist es vorgeschrieben, eine CE-Kennzeichnung auf dem Produkt anzubringen. Wer eine CE-Kennzeichnung auf dem Produkt anbringt, erklärt als Hersteller, mit der Konformitätserklärung, dass das Produkt den geltenden Richtlinien innerhalb des EWR entspricht. Damit erfüllt die CE-Kennzeichnung gleich zwei Zwecke. Zum einen fördert sie den freien Handel zwischen den verschiedenen Mitgliedstaaten, zum anderen gewährleistet sie die Sicherheit für den Benutzer.

Wann muss ich eine Bedienungsanleitung erstellen?

Bevor Sie eine Bedienungsanleitung erstellen, müssen zuerst einige Dinge geklärt werden. Zunächst einmal sollte das Produkt definiert werden. Es muss klargestellt werden, was als bestimmungsgemäßer Gebrauch und was als unsachgemäßer Gebrauch gilt. Zudem muss eine Risikobewertung vorgenommen werden. Informieren Sie sich außerdem darüber, welche Richtlinien für Ihr Produkt gelten! Anschließend prüfen Sie, ob für Ihr Produkt eine Prüfung zwingend vorgeschrieben ist. Eine Prüfstelle kann darüber Auskunft geben. Bitte beachten sie jedoch: Nicht jede Prüfstelle führt Prüfungen für alle Produkte durch. Außerdem kann es vorkommen, dass bestimmte Prüfungen nur im Ausland möglich sind. Einige bekannte Prüfstellen in den Niederlanden sind KEMA, TNO und GASTEC.

Achten Sie ebenfalls darauf, dass Sie die Sicherheitsaspekte in Ihre Angebote und Kaufverträge aufnehmen. Die technischen Daten des Produkts müssen ebenso festgelegt werden wie die anzuwendenden Normen. Normen rangieren gewissermaßen unterhalb der Richtlinien. Sie beschreiben, wie die Anforderungen aus der Richtlinie technisch realisiert werden können. Die Spezifikationen und die angewandten Normen müssen in einer Technischen Konstruktionsakte verwahrt werden. Anschließend kann das Produkt auf den Verkauf vorbereitet werden, indem Sie es (weiter)entwickeln, zusammenbauen und/oder die Zulieferkomponenten einkaufen. Alle (technischen) Zeichnungen, Schaltpläne, Diagramme und Berechnungen müssen ebenfalls in der Technischen Konstruktionsakte abgelegt werden. Bei den Zulieferkomponenten muss die Vollständigkeit der Unterlagen und Erklärungen kontrolliert werden. Alle Messprotokolle, Anweisungen, Spezifikationen, Erklärungen u. ä. dieser Zulieferkomponenten sind ebenfalls in der Technischen Konstruktionsakte zu verwahren. Prüfen Sie das Produkt anschließend selbst oder - falls gewünscht oder vorgeschrieben - mit Unterstützung der entsprechenden Prüfstelle. Alle erworbenen Zertifikate, Testergebnisse sowie alle anderen Ergebnisse gehören ebenfalls in die Technische Konstruktionsakte. Wenn all dies erfolgt ist, können Sie mit der Erstellung einer Anleitung beginnen bzw. diese Erstellung in Auftrag geben.

DIN 82079

Eine Norm, die festlegt, welche Mindestanforderungen eine gute Anleitung zu erfüllen hat, ist die deutsche Norm DIN 82079. Kontrollieren Sie anhand der Richtlinien, welche Anforderungen in Ihren Exportländern in Bezug auf die Übersetzung der Bedienungsanleitung existieren.  Schließlich müssen Sie eine Konformitätserklärung erstellen. Eine Kopie dieser Erklärung sowie eine Kopie der Anleitung werden in der Technischen Konstruktionsakte abgelegt. Jetzt noch die CE-Kennzeichnung am Produkt anbringen und Ihr Produkt ist bereit für den Markt.

Was muss eine Bedienungsanleitung beinhalten?

Die folgende Aufzählung orientiert sich im Großen und Ganzen an der deutsch Norm DIN 82079 und bietet eine Übersicht zu den Themenbereichen, die zumindest in einer Bedienungsanleitung enthalten sein müssen:

 

  • Technische Daten
  • Vorsorgemaßnahmen und Sicherheitsanweisungen
  • Beschreibung des Produkts; Zusammensetzung des Produkts
  • Montage, Installation, Ingebrauchnahme
  • Beschreibung der Bedienung; Art der Verwendung
  • Wartung und Wartungsplan
  • Außerbetriebsetzung
  • Demontage, Zerlegung, Lagerung und Transport
  • Störung und Reparatur
  • Umweltaspekte
  • Entsorgung

Womit kann ich eine Bedienungsanleitung erstellen?

Die Erstellung einer Bedienungsanleitung ist grundsätzlich mit verschiedenen Softwarelösungen möglich. Welche Software am besten geeignet ist, richtet sich nach den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Mit einem Textverarbeitungsprogramm, wie z. B. Microsoft Word, ist es möglich, eine Bedienungsanleitung auf einfache Weise zu erstellen. Für ein professionelleres Look & Feel wird häufig Adobe InDesign verwendet. Damit können ebenfalls bestimmte Aspekte im Layout mithilfe von XML automatisiert werden. Auch Adobe FrameMaker kommt immer noch häufig zum Einsatz, insbesondere für komplexeres und umfangreicheres Dokumentationsmaterial. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit sog. Content-Management-Systemen (CMS) sowie mit Online-Editing-Software zu arbeiten. Eine solche Software ist insbesondere hilfreich bei der Erstellung komplexer Dokumente, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Auf dem Markt sind zwar Standard-Softwarelösungen erhältlich, doch häufig ist es ratsam, diese Software je nach den spezifischen Anforderungen und Wünschen zu erweitern oder eine gänzlich eigene Software zu entwickeln.

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